อีเมล์เป็นเครื่องสือสื่อสารทางอิเล็คทรอนิกส์ที่ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายทั้งในส่วนราชการและภาคเอกชน อีเมล์สามารถส่งข้อมูล (Data) ลักษณะข้อความ (Text) รูปภาพ (Picture) ไฟล์เอกสาร (File) ภาพเคลื่อนไหวสั้น ๆ (Clip) และยังสามารถเชื่อมโยงหลายมิติ (Hyperlink) จึงสามารถรับและส่งข้อมูลผ่านระบบอินเตอร์เน็ตได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ประหยัดค่าใช้จ่ายและการเดินทาง สร้างประสิทธิผลสำหรับการต่อสื่อสารอันเป็นประโยชน์ต่อสนองนโยบาย Thailand 4.0 ในการนำเทคโนโลยีประยุกต์ใช้เพื่อการทำงานได้อย่างดีเยี่ยม
ปัจจุบันการให้บริการอีเมลมีทั้งระบบไม่เสียค่าบริการ (Free email) และเสียค่าบริการ (Paid email) ของผู้ให้บริการทั้งภายในและต่างประเทศ ผู้ใช้งานอีเมล์ส่วนใหญ่ลงทะเบียนใช้งานฟรีอีเมล์ของต่างประเทศ ฟรีอีเมลได้รับความนิยมอย่างแพร่หลาย ได้แก่ Gmail Outlook iCloud และ Yahoo mail ก่อนการเริ่มใช้งานผู้ใช้บริการต้องสมัครใช้และกด “ยอมรับ” เงื่อนไขของผู้ให้บริการ ปัญหาที่พบคือ เวลาสมัครใช้งานผู้สมัครใช้ฟรีอีเมลแทบไม่อ่านเงื่อนใขของแต่ละฟรีอีเมลเลย อาจเป็นเพราะเงื่อนไขเขียนเป็นภาษาต่างประเทศ ส่วนที่เป็นภาษาไทยมีข้อความยืดยาว ไม่น่าชวนให้อ่าน จนอาจไม่สะดวกในการอ่านทำความเข้าใจเงื่อนไขได้อย่างละเอียดถี่ถ้วน
ผมก็พูดโดยรวมว่า ในระบบราชการหรือแม้แต่บริษัทเอกชนน้อยใหญ่มีระบบอีเมล์หรือระบบไปรษณีย์อิเล็คทรอนิกส์ด้วยโดเมน (Domain) ของตนเอง เป็นระบบที่มีประสิทธิภาพ ทันสมัยและสามารถป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลภายใต้เงื่อนไขของการบริการที่ต่างกันไป ในส่วนบริษัทเอกชนมีกฎให้พนักงานใช้อีเมลของบริษัทชัดเจน ห้ามใช้อีเมลส่วนบุคคลในการทำงานเด็ดขาด อาจมียกเว้นบ้างพิจารณาเป็นเคส ๆ ส่วนในมุมของส่วนราชการตามมติคณะรัฐมนตรี เมื่อวันที่ 18 ธันวาคม 2550 เรื่อง การพัฒนาระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กลางเพื่อการสื่อสารในภาครัฐ ให้พิจารณาการพัฒนาระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กลางเพื่อการสื่อสารในภาครัฐ ตามที่สำนักงาน ก.พ.ร. เสนอ แล้วมีมติ ว่า
1. รับทราบข้อเท็จจริงเกี่ยวกับความเสี่ยงของข้อมูลของภาครัฐที่เกิดจากการใช้บริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่ให้บริการโดยไม่เรียกเก็บค่าธรรมเนียม (free-e-mail) ที่จัดทำขึ้นโดยบริษัทเอกชนของต่างประเทศ และความเห็นของ ก.พ.ร. เกี่ยวกับเรื่องนี้
2. เห็นชอบประกาศนโยบายความมั่นคงปลอดภัยของข่าวสารภาคัฐ เพื่อกำหนดให้เรื่องการพัฒนาระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กลางเพื่อการสื่อสารในภาครัฐนี้เป็นนโยบายที่ส่วนราชการ หน่วยงานของรัฐ และองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นต้องถือปฏิบัติตามต่อไป
ทั้งนี้ การพัฒนาระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กลางเพื่อการสื่อสารในภาครัฐสำหรับใช้รับ-ส่งข้อมูลในระบบราชการ ประกอบด้วย 3 ประเด็นหลักต่อไปนี้
- ต้องพัฒนาระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กลางเพื่อการสื่อสารในภาครัฐให้เป็นระบบที่อยู่ในประเทศไทย และไม่ทดแทนระบบที่ส่วนราชการมีอยู่เดิม แต่จะเพิ่มความเข้มแข็งด้านความมั่นคงของระบบเดิมให้ดียิ่งขึ้น
- มอบหมายให้หน่วยงานของรัฐที่มีศักยภาพเกี่ยวกับเรื่องนี้ เช่น สำนักบริการเทคโนโลยีสารสนเทศภาครัฐ (สบทร.) รับไปดำเนินการศึกษาด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารของเรื่องนี้ต่อไป รวมถึงภาระด้านงบประมาณที่ต้องใช้จ่าย
- มอบหมายให้สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีพิจารณาระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณให้รองรับการใช้ระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กลางของภาครัฐต่อไป
3. ให้ข้าราชการและพนักงานของรัฐทั้งหมดยุติการใช้จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ฟรีของเอกชนโดยเฉพาะของต่างประเทศภายในหนึ่งปี ทั้งนี้ ข้าราชการระดับผู้อำนวยการกองหรือเทียบเท่าขึ้นไปต้องหันมาใช้ระบบของตนเอง หรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กลางเพื่อการสื่อสารในภาครัฐภายในสามเดือน
4. มอบหมายให้สำนักงาน ก.พ.ร. เป็นศูนย์กลางร่วมกับสำนักข่าวกรองแห่งชาติ และสำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีเป็นหน่วยงานกำกับดูแลการพัฒนาระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กลางเพื่อการสื่อสารในภาครัฐ และให้หน่วยงานภาครัฐที่มีความสามารถในการดำเนินการเป็นผู้รับงบประมาณไปศึกษาออกแบบและดำเนินการต่อไปตามความเหมาะสม
เนื่องด้วยในปัจจุบันข้าราชการและพนักงานของรัฐจำนวนมาก ได้หันไปใช้บริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่ให้บริการโดยไม่เรียกเก็บค่าธรรมเนียม (free-e-mail) ที่จัดทำขึ้นโดยบริษัทเอกชนของต่างประเทศ ซึ่งกำหนดเงื่อนไขการใช้งานและการนำข้อมูลของผู้ใช้ไปทำประโยชน์ในเชิงพาณิชย์ได้ เช่น การทรงสิทธิ์ไว้ในการทำสำเนาเอกสารของผู้ใช้เพื่อความต่อเนื่องของบริการและทรงสิทธิ์ในการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ให้บริการ “ทำการอ่าน” จดหมายอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารแนบของผู้ใช้ได้
การที่ข้าราชการไทยไปใช้บริการดังกล่าวโดยไม่ได้อ่านเงื่อนไขของการใช้บริการและยังไปประกาศ “ที่อยู่สำหรับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์” (e-mail address) สำหรับติดต่อเป็นที่อยู่ของบริการของต่างประเทศมีผลทำให้เอกสารของราชการซึ่งข้าราชการและบุคลากรของรัฐจะต้องเก็บรักษาไว้ในที่ทำงานตัวเองถูกทำสำเนาอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเอกชนในต่างประเทศ ซึ่งมีระบบสืบค้นและทำเหมือนข้อมูลเพื่อใช้ในกิจการของบริษัทโดยอาศัยเนื้อหาของผู้ใช้เป็นวัตถุดิบ
เหตุการณ์เช่นนี้อาจเป็นผลเสียต่อราชการไทยในระยะยาว หากในอนาคตบริษัทเอกชนเหล่านั้นนำข้อมูลของไทยมาวิเคราะห์เพื่อวัตถุประสงค์อื่นๆ รวมถึงการนำข้อมูลจราจรของการสื่อสารกันไปใช้ในด้านที่มิชอบ ซึ่งอาจจะรวมไปถึงการสอดแนมเอกสารที่ทางราชการใช้ดำเนินงานภายในและยังอยู่ในฐานะปกปิดจนกว่าจะได้รับอนุมัติ ตลอดจนเอกสารที่ต้องปิดเป็นความลับ
ท่านพิจารณาตามผมนะครับว่า สิ่งที่ผมเขียนไปข้างต้นเกิดขึ้นตั้งแต่ปี 2550 ราชการหรือเอกชนตระหนักถึงความสำคัญ โดยเฉพาะภาครัฐคาดว่ามีหลายหน่วยงานใช้อีเมลองค์กรมากขึ้น จนกระทั่งมีมติล่าสุดที่เกี่ยวข้อง คำว่า “อีเมลของภาครัฐ” กลับมาอยู่ในสปอตไลท์อีกครั้ง เมื่อคณะรัฐมนตรีเห็นชอบให้จัดทำระเบียบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้หน่วยงานรัฐต้องใช้ ‘อีเมล’ ในการสื่อสารเป็นหลัก มีผล 23 สิงหาคม 2564 (อ่านเพิ่มเติมจาก The Standards https://thestandard.co/cabinet-approves-the-preparation-of-electronic-documents/)
สิ่งที่มีผู้สอบถามผมมาจากภาคเอกชน คือ
“เฮ้ยพี่ เรื่องนี้ภาครัฐไม่ได้ใช้อีเมลมานานเเล้วหรอ”
“อาจารย์ค่ะ คนที่ใช้มือถือทุกคนมีอีเมลนะ ก็ใช้กันอยู่แล้วใช่ไหม”
“ทำไมเพิ่งจะมีเรื่องแบบนี้ในยุคที่โลกไปถึงดวงจันทร์ตั้งแต่ยังไม่มีอีเมล”
ผมคงไม่อาจก้าวล่างในความเห็นหรือกระบวนการทำงานของฝ่ายไหนได้
ผมเพียงอยากจะชวนขบคิดว่า ฟรีอีเมลที่เราใช้กันอยู่นั้น จะทำให้ข้อมูลเรารั่วไหลหรือไม่ มีการนำข้อมูลในการพูดคุยทางอีเมลไปแสวงหาผลทางธุรกิจหรือไม่ หรืออื่น ๆ
จากปี 2550 จนถึงปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็นราชการหรือเอกชนที่มิได้คาดคิดถึงเรื่องการรั่วไหลของข้อมูล ใช้ฟรีอีเมลในการทำงานไปมากขนาดไหนแล้ว น่าขบคิด
อย่างไรก็ตามการรั่วไหลที่กำลังพูดถึง จะต้องพัฒนาระบบความปลอดภัยทางไซเบอร์กันใหญ่หลวง ซึ่งทุกหน่วยงานกำลังดำเนินอย่างพิถีพิถัน
นั่นจะทำให้ความมั่นคงทางข้อมูลจากการรับส่งอีเมลไม่ว่าของภาครัฐและเอกชน มีความปลอดภัยแบบประเทศไทยได้แน่นอน
ณัฐพล จารัตน์
ที่ปรึกษาอิสระ
nathjarath@outlook.com
